如何看待人事档案整理

未经整理的人事档案材料处于孤立、杂乱、无序的自然状态，只有经过整理,化零散为系统，化无序为有序，以个人为单位构成一个有机体，才能实现人事档案的条理化和系统化，才能清晰地反映一个人的经历及德能勤绩等各方面的情况。

2.维护人事档案齐全完整的手段

经过整理，将一个人的档案材料装订（或装袋）在一起，可以避免档案材料的散落丢失维护人事档案的齐全完整。查阅和转递人事档案是经常性的，有时甚至是大量的工作，如果没有经过整理，单份的、散乱的档案材料很容易在查阅或转递过程中放混错装或丢失。

3.为人事档案的利用提供便利条件

经过整理，人事档案材料被分门别类地组合在一起，排列在固定的位置上，这样可以使利用者在阅档时有规律可循，俯拾即得。整理工作为人事档案的利用提供了便利条件，节省了查找的时间和精力，提高了工作效率。

4.有利于人事档案的保管和保护

如果未经整理，材料杂乱无序、目录不清，利用时不得不将所有材料一一找出来，从头到尾搜一遍，这样不仅浪费时间，而且加剧了材料的磨损。多次的存放取出，未经任何技术加工，可能使档案材料被撕破或折角，通过整理可以减轻或避免上述现象的发生。因此，整理工作有利于人事档案的保管和保护。

整理工作既是人事档案管理的基础工作，又是一项经常性的工作。人事档案的整理不同于文书档案的整理。文书档案只要分类、组卷、编目后就固定下来了，不允许轻易打乱重整。而人事档案整理后不能一成不变。人事档案具有动态性，随着个人经历的变化，人事档案材料也会不断变化，当这种变化达到一定程度时，已建立的人事档案由于补充新材料就需要重新整理。档案部门对人事档案的整理按工作范围分为以下三种类型：

按照《干部档案整理工作细则》（组通字【1991】11号）规定，干部档案整理工作的基本要求有以下几个方面：

第一，整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

第二，整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

第三，整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。

以上要求不仅是对干部档案整理工作的基本要求，也对人事档案整理工作具有重要的指导意义。

1.人事档案整理应使每个相对人的档案达到完整、真实、条理、精炼、实用

（1）所谓完整，是指将一个人的材料全部集中在一起。每份档案内容完整、时间来源清楚、有头有尾、不缺张少页、手续完备，如果是系列材料，保持档案系列的完整。没有空白和断档现象，才能全面历史地反映一个人的德能勤绩和经历的来龙去脉。

（2）所谓真实，是指档案材料的内容符合本人的实际情况，是经过组织审查认可归档的材料。凡属于污蔑不实的冤假错案材料，似是而非、未经査实的材料，张冠李戴、错装错放的材料，涂抹勾画甚至伪造的材料，一经发现，都应从人事档案中剔除出去，使整理后的人事档案能够真实客观地反映一个人的本来面目。

（3）所谓条理，就是按照有关规定将人事档案材料分门别类、有序排列，并编制目录，使人事档案材料层次分明、有条不紊、并然有序。

（4）所谓精炼，就是在完整、真实的基础上去粗取精，清理出重复的材料、“一事多证、人多证”的材料、不属于人事档案的材料、丧失保存价值的材料，使人事档案的内容集中、简洁、精干。

（5）所谓实用，就是人事档案的整理要以方便利用为出发点，对档案内容的分类、排列和技术加工等都要以便于各项工作的开展为原则。

完整是基础，真实是核心，条理是方向，精炼是手段，实用是目的，以上五个方面是相辅相成的，不能只强调一个方面，而忽视其他方面。

2.人事档案的整理体系应分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐

（1）分类准确。分类在整理工作中占有十分重要的地位，分类是否准确，不仅直接影响整理工作的质量，而且影响利用工作的进行。分类准确是整理工作中的最基本要求，如果做不到分类准确，整理工作也就失去了意义。

（2）编排有序。在分类的基础上，根据不同类别材料的具体情况和实际需要，采用科学的排列顺序，使档案材料在排列上有规律可循，从而达到便于利用的目的。

（3）目录清楚。每份经过整理的人事档案都应编写目录。目录登记要字迹工整、项目齐全、内容规范、材料形成时间填写无误、材料份数与页码计算准确，目录登记情况与实际档案材料完全相符，目录本身无粘贴、涂改勾画和错别字。

（4）装订整齐。为了固定档案材料的分类和排列顺序，保护档案材料，整理后的档案要加封面和装订成册，达到表面平整、无脱页漏装、无损坏文字、材料整齐、外观洁净。